SOP Rekrutmen
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan:
1.1. Menjamin proses rekrutmen di PT Metalogix Infolink Persada dapat memenuhi kebutuhan Man Power Planning dan persyaratan kompetensi.
1.2 Menjamin proses screening calon karyawan berjalan sesuai aturan sehingga potensi terjadinya insiden informasi yang diakibatkan oleh karyawan tidak terjadi.
2. Ruang lingkup
Ruang Lingkup prosedur ini mencakup pencarian SDM hingga proses penerimaan karyawan baru, karyawan magang (internship), proses screening, dan pembuatan kontrak kerja karyawan
3. Tanggung jawab
HR bertanggungjawab:
3.1. Menyiapkan kualifikasi posisi pekerjaan
3.2. Mencari kandidat karyawan
3.3. Melakukan proses seleksi calon karyawan
3.4. Menyusun kontrak kerja karyawan dan perusahaan
4. Definisi
4.1. Internship adalah karyawan magang.
4.2. Screening adalah bagian dari proses rekrutmen untuk untuk memeriksa informasi yang diberikan oleh kandidat dalam surat lamaran benar atau tidak.
4.3. NDA atau Non-disclosure Agreement adalah perjanjian kerahasiaan antara setidaknya dua pihak yang menguraikan bahan rahasia, pengetahuan, atau informasi yang tidak boleh disebarkan kepada pihak yang tidak berkepentingan atau pihak yang berwenang.
5. Referensi
5.1. ISO/IEC 27001:2022, Klausul 7.1 Sumber daya
5.2. ISO/IEC 27001:2022, Klausul 7.2 Kompetensi
5.3. ISO/IEC 27001:2022, Annex 6.1 Seleksi (Screening)
5.4. ISO/IEC 27001:2022, Annex 6.2 Syarat dan Ketentuan Ketenagakerjaan
5.5. ISO/IEC 27001:2022, Annex 6.4 Proses Kedisiplinan
5.6. ISO/IEC 27001:2022, Annex 6.5 Perjanjian Kerahasiaan Informasi (NDA)
6. Prosedur
6.1. Permohonan Karyawan Baru
6.1.1. Membuat Surat Permohonan
Setiap departemen yang membutuhkan karyawan baru harus membuat permohonan karyawan baru dan mengirim permohonan ke HR dengan melakukan pengisian Form Permintaan Tenaga Kerja untuk dikaji.
Permohonan karyawan baru harus memuat informasi sbb:
- Jumlah karyawan yang dibutuhkan.
- Kompetensi (pendidikan, pelatihan*, skill* dan pengalaman) yang diperlukan.
- Deskripsi Pekerjaan
- Departemen
- Posisi
- Status Karyawan
- Anggaran Gaji Karyawan
6.2. Mengajukan Permohonan
HR meminta persetujuan kepada Finance Director untuk merekrut karyawan sesuai permohonan dari user.
6.3. Persetujuan
Apabila permohonan tidak disetujui, HR wajib memberitahukan kepada pemohon bahwa permohonan tidak disetujui.
6.4. Proses Rekrutmen
Apabila permohonan disetujui, HR melakukan proses rekrutmen sbb:
6.4.1. Membuka lowongan pekerjaan melalui media elektronik seperti linkedin, Jobstreet dan media sejenis.
6.4.2. Referensi dari Internal.
6.5. Seleksi dan Wawancara
Melakukan seleksi atas lamaran yang masuk, dan selanjutnya dilakukan Interview atau wawancara
6.5.1. Melakukan seleksi dan penyaringan profil kandidat melalui wawancara dengan HR.
6.5.2. Memberikan informasi profil kandidat ke User.
6.5.3. Menjadwalkan wawancara User dengan kandidat.
6.5.4. Setelah wawancara User dilakukan, User mengisi Form Interview Feedback untuk dokumentasi. Jika kandidat sudah sesuai dengan kebutuhan User, maka HR akan meminta estimasi gaji dan KTP melalui email untuk keperluan dokumentasi dan perhitungan penawaran gaji ke kandidat. Jika tidak sesuai, HR akan memberikan informasi proses rekrutmen ke email kandidat.
6.6. Background Check
HR harus melakukan screening awal sesuai dengan kriteria sebagai berikut*:*
6.6.1. Kesesuaian kriteria (Job Requirement)
6.6.2. KK, KTP, dan NPWP (Jika diperlukan)
6.6.3. Ijazah
6.6.4. Pengecekan terhadap latar belakang pekerjaan di perusahaan sebelumnya, jika dibutuhkan.
6.7. Offering Letter
HR memberikan offering letter kepada calon pegawai sesuai dengan salary yang disepakati.
6.8. Pembuatan Agreement
HR membuat perjanjian kerja (PKWTT/PKWT) yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Perjanjian kerja memuat NDA (Nondisclosure Agreement atau perjanjian kerahasiaan informasi).
6.9. Pemberian Asset dan Akses
HR memberikan fasilitas:
6.9.1. Asset: laptop, ID Card, dll yang dibutuhkan.
6.9.2. Akses: akses aplikasi dari IT (Repository, Server, dan VPN).
6.10. Memperbaharui Daftar Data Karyawan
HR melakukan update daftar data karyawan dan karyawan magang.
7. Dokumen Pendukung
| No. | Nama Dokumen | Tempat Simpan |
|---|---|---|
| 1 | Form Permintaan Tenaga Kerja | Departemen HR |
| 2 | Form Interview Feedback | Departemen HR |
| 3 | Offering Letter | Departemen HR |
| 4 | Form Background check | Departemen HR |
| 5 | PKWTT/PKWT/NDA | Departemen HR |
| 6 | Form In/Mutation/Exit Clearance | Departemen HR |
| 7 | KTP (scan) | Departemen HR |
| 8 | NPWP (scan) | Departemen HR |
| 9 | KK (scan) | Departemen HR |
| 10 | Ijazah (scan) | Departemen HR |
| 11 | Daftar Data Karyawan | Departemen HR |