SOP Mutasi dan Resignation
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses menangani karyawan yang mengundurkan diri dan mutasi serta menjamin keamanan informasi dapat terjaga dari kebocoran informasi atau informasi yang tidak diterima oleh pihak yang tidak berwenang pada proses pengunduran diri atau mutasi.
2. Ruang lingkup
Ruang lingkup prosedur ini meliputi proses pengunduran diri karyawan dan proses mutasi karyawan.
3. Tanggung jawab
Head Departemen bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur ini.
4. Definisi
4.1. PHK adalah adalah pengakhiran hubungan kerja yang disebabkan karena suatu hal yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara karyawan dan perusahaan.
4.2. Mutasi kerja yaitu perpindahan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain di dalam unit kerja perusahaan.
5. Referensi
ISO/IEC 27001:2022, A.6.5 Tanggung jawab setelah terminasi atau perubahan pekerjaan.
6. Prosedur
6.1. Karyawan Keluar
6.1.1. Surat Pengunduran Diri
Karyawan yang keluar dari PT Metalogix infolink Persada wajib mengajukan surat pengunduran diri paling lambat 1 (satu) bulan sebelumnya kepada Kepala Departemen. Pengunduran diri wajib di review dan disetujui oleh Kepala Departemen.
6.1.2. Pengunduran Diri Tidak Disetujui
Apabila pengunduran diri tidak disetujui karena terdapat pekerjaan yang belum selesai, Kepala Departemen wajib menyampaikan perpanjangan waktu pengunduran diri kepada karyawan yang akan mengundurkan diri dalam waktu maksimum 1 (satu) hari setelah surat pengunduran diri terbit.
6.1.3. Pengunduran Diri Disetujui
Apabila pengunduran diri disetujui, Kepala Departemen harus melakukan aktivitas sbb:
6.1.3.1. Serah terima pekerjaan
6.1.3.2. Exit interview (Form In/Mutation/Exit Clearance)
6.1.3.3. Update database karyawan
6.1.3.4. Pengembalian asset dan akses.
6.1.3.5. Menyampaikan pemberitahuan kepada badan pengelola jaminan ketenagakerjaan
6.1.3.6. Menyampaikan pengakhiran perlindungan asuransi kepada penyedia layanan asuransi.
6.1.4. Exit Interview
Dalam exit interview, Kepala Departemen wajib menjelaskan semua hak dan karyawan yang mengundurkan diri secara rinci sesuai peraturan perusahaan yang berlaku, antara lain penjelasan meliputi:
6.1.4.1. NDA karyawan
6.1.4.2. Konsekuensi legal terhadap pelanggaran NDA
6.1.4.3. Pengembalian asset
6.1.4.4. Pemblokiran akses informasi
6.1.5. Pendokumentasian Exit Interview
Hasil exit interview dicatat dalam formulir Exit Interview (Form In/Mutation/Exit Clearance) ditandatangani oleh Kepala Departemen dan karyawan yang mengundurkan diri.
6.1.6. Info data karyawan keluar (mengundurkan diri) ke bagian IT
Kepala Departemen menginformasikan ke bagian IT perihal karyawan yang mengundurkan diri ke bagian IT untuk keperluan:
6.1.6.1. Bagian IT menghapus alamat email internal karyawan bersangkutan atau mengalihkan kepada atasan karyawan yang bersangkutan apabila diperlukan
6.1.6.2. Bagian IT melakukan update authority dan pemblokiran akses kontrol (jaringan, dll)
6.1.6.2. Bagian IT melakukan update data fasilitas IT yang dikembalikan karyawan yang mengundurkan diri.
6.2. Mutasi Kerja
6.2.1. Surat Mutasi kerja
Kepala Departemen harus menerbitkan pemberitahuan mutasi kerja via email atau surat tertulis bila ada rencana untuk merotasi karyawan.
6.2.2. Pengembalian aset perusahaan
Karyawan yang mengalami mutasi wajib mengembalikan seluruh aset yang dipergunakan selama bekerja di tempat (departemen atau divisi atau unit) yang lama dan hak akses yang bersangkutan akan dipindahkan ke sistem IT di tempat yang baru sesuai dengan hak akses yang terkait dengan tugas/posisi/jabatan barunya. Pelaksanaan proses rotasi kerja dilakukan sama aturannya mengikuti penanganan karyawan mengundurkan diri dengan beberapa pengecualian.
6.2.3. Hak Akses Karyawan
PT Metalogix Infolink Persada memiliki hak untuk mencabut sementara atau permanen hak akses karyawan yang sedang menjalani pemeriksaan terkait dugaan pelanggaran kebijakan keamanan informasi atau menjalani proses hukum dari pihak berwenang.
7. Dokumen Pendukung
| No. | Nama Dokumen | Tempat Simpan |
|---|---|---|
| 1 | Pemberitahuan Pengunduran Diri (surat/email) | Departemen HR |
| 2 | Pemberitahuan Mutasi Kerja (surat/email) | Departemen HR |
| 3 | Form In/Mutation/Exit Clearance | Departemen HR |