1. Tujuan

Tujuan SOP pembayaran (payable) untuk mengontrol biaya atau pembayaran atas pembelanjaan berupa biaya ataupun investasi (cost expenditure dan capital expenditure).

2. Ruang Lingkup

​ Ruang lingkup prosedur mulai dari penerimaan field request dari user di lapangan sampai dengan realisasi pembayaran ke pihak vendor atau pemasok.

3. Tanggung Jawab

3.1. Departemen GA/Procurement:

- Menerima field request

- Melakukan pengecekkan barang yang diminta di warehouse

- Meminta persetujuan manajemen untuk melakukan penawaran

- Menerbitkan Purchase Order

- Mengesahkan Delivery Order

3.2. Finance and Accounting

- Memastikan bahwa barang dan jasa yang dibeli telah sesuai dengan pesanan dan budget yang ditetapkan

- Melakukan kontrol terhadap transaksi pembelian

- Memastikan bahwa pembayaran ditransfer ke vendor yang sah

4. Definisi

4.1 AP: Accounts Payable / hutang usaha

4.2 Voucher Internal: dokumen yang menyatakan bukti pengeluaran

4.3 Aging Report: laporan umur hutang berdasarkan kelengkapan verifikasi dokumen dan komitmen P/O

5. Referensi

5.1. ISO/IEC 27001:2022, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional.

5.2. ISO/IEC 27001:2022, A.5.37 Prosedur Operasional terdokumentasi.

6. Prosedur

6.1. Menerima Tagihan

Receptionist menerima dokumen tagihan dari supplier atau pemasok dan meneruskan dokumen ke petugas AP.

6.2. Mengverifikasi Dokumen

Petugas AP mengecek kelengkapan dokumen seperti:

- P/O dan D/O: keabsahan approval PO, kuantitas, harga, jumlah barang yang dikirim, Pencocokan P/O dan DO, Approval petugas gudang.

- Invoice: kesesuaian spesifikasi produk, harga, kuantitas antara PO dan DO dan kesesuaian dengan Faktur Pajak

- Faktur Pajak: kesesuaian dengan invoice

Jika Dokumen sesuai, lanjut ke 6.4 Mencatat ke Sistem.

Jika Dokumen tidak sesuai, lanjut ke 6.3 Mengembalikan ke Supplier.

6.3. Mengembalikan ke Supplier

Semua dokumen dikembalikan ke supplier.

6.4. Mencatat ke Sistem

Petugas AP melakukan pencatatan ke sistem (accounting software).

6.5. Melakukan Closing AP

Setiap akhir bulan, petugas AP melakukan closing AP dan menyiapkan jadwal pembayaran berdasarkan aging report (umur hutang).

6.6. Menyiapkan Voucher

Petugas AP menyiapkan voucher yang berisi jumlah yang dibayar.

6.7. Meminta Approval Manajemen

Petugas AP menyerahkan AP Voucher kepada Finance Director untuk disetujui dan diserahkan ke Direksi untuk persetujuan final.

Jika Disetujui, lanjut ke 6.9 Menyiapkan Aplikasi Transfer.

Jika Tidak Disetujui, lanjut ke 6.8 Menunda Pembayaran.

6.8. Menunda Pembayaran

Voucher yang tidak disetujui oleh Direktur akan disimpan oleh petugas AP untuk dibuatkan schedule payment ulang.

6.9. Menyiapkan Aplikasi Transfer

Petugas Treasury menyiapkan aplikasi transfer perbankan.

6.10. Melakukan Pembayaran

Staff Finance yang ditunjuk melakukan transfer atau tunai via Bank.

7. Dokumen Pendukung

No. Nama Dokumen Tempat Simpan
1 Purchase Order Departemen Finance
2 Delivery Order Departemen Finance
3 Invoice Departemen Finance
4 Faktur Pajak Departemen Finance